Informace o zpracování osobních údajů

/Informace o zpracování osobních údajů
Informace o zpracování osobních údajů 2018-10-15T11:56:07+00:00

Tímto dokumentem poskytuje Vodohospodářská společnost Olomouc, a.s., Tovární 1059/41, Olomouc – Hodolany, 772 11, IČO 47675772, zapsaná v obchodním rejstříku Krajského soudu v Ostravě oddíl B vložka 711 informace o zpracování osobních údajů. Při zpracování osobních údajů se správce řídí nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů zkráceně GDPR (General Data Protection Regulation) a právními předpisy České republiky.

Správce:

Vodohospodářská společnost Olomouc, a.s., Tovární 1059/41, Olomouc –  Hodolany, 772 11, IČO 47675772, zapsaná v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Ostravě, oddíl B, vložka 711

Kontaktní údaje správce:

Vodohospodářská společnost Olomouc, a.s., Tovární 1059/41, Olomouc –  Hodolany, 772 11

e-mail: vhs@vhs-ol.cz
telefon: 585 536 384
web: www.vhs-ol.cz
datová schránka: 67ggxv5

Pověřenec na ochranu osobních údajů:

Správce není povinen zřídit pověřence pro ochranu osobních údajů.

Způsob zpracování osobních údajů:

Tato informace neřeší zpracování osobních údajů zaměstnanců správce a jejich dětí. Zpracování osobních údajů probíhá v elektronické nebo v  listinné podobě. Elektronické dokumenty jsou zpracovávány manuálně i automatizovaně v elektronických informačních systémech, a to vždy při technickém, organizačním a personálním zabezpečení. Osoby, které přicházejí do kontaktu s osobními údaji, jsou proškolovány a vázány povinností mlčenlivosti. Osobní údaje mohou být zpřístupněny i dalším osobám, pokud jim svědčí zákonný důvod, především orgánům činným v trestním řízení, soudům a správním orgánům.

Účel zpracování osobních údajů:

Správce zpracovává pouze takové osobní údaje, které zajistí dodržování zákonných a smluvních povinností správce a chrání oprávněné zájmy subjektu údajů. Správce nezpracovává osobní údaje dětí. Poskytnutí osobních údajů je dobrovolné, jejich neposkytnutí může znamenat překážku k uzavření smlouvy, poskytnutí služby, vyjádření nebo vstupu do objektu správce.

A/ Správce zpracovává osobní údaje vlastníků nemovitostí a odběratelů požadujících zhotovení přípojky na provozovaném vodovodu a kanalizaci pro veřejnou potřebu dle zákona č. 274/2001 Sb., o provozování vodovodů a kanalizací pro veřejnou potřebu ve znění pozdějších předpisů, pro zajišťování ostatních povinností provozovatele vodovodu a kanalizace dle uvedeného zákona pro zajištění prací na přípojkách a pro vstupy na pozemky, v nichž jsou uloženy vodovody a kanalizace, přerušení dodávky vody a odkanalizování). Subjekt údajů má možnost projevit elektronicky z internetových stránek správce zájem o přístup do interního zákaznického účtu, správce mu na žádost přidělí heslo ke vstupu.

Správce pro tento účel požaduje po odběrateli následující osobní údaje: jméno, příjmení, adresa odběrného místa, adresa bydliště, datum narození, číslo účtu, parcelní číslo a katastrální území, IČO, DIČ, podpis (nutné), vlastnictví přípojky, titul, telefon, mail (dle rozhodnutí subjektu údajů). Správce eviduje plné moci a pověření osob zastupujících odběratele. K osobním údajům jsou přiřazovány údaje týkající se smluvního vztahu, především stav měřidel měřících dodávku pitné vody a odvádění odpadních a srážkových vod. Osobní údaje hlavních producentů odpadních vod – podnikajících fyzických osob (jméno, příjmení, adresa, IČO)

 

B/ Správce zpracovává dále osobní údaje svých dodavatelů.

Správce pro tento účel včetně účelu informování dodavatelů o rizicích na pracovišti eviduje následující osobní údaje dodavatelů – fyzických osob: jméno, příjmení, bydliště, místo podnikání, IČO, DIČ, datum narození, titul, telefon, mail, podpis. Správce eviduje plné moci a pověření osob zastupujících dodavatele.

 

C/ Správce zpracovává osobní údaje subjektů údajů při vyřizování žádostí o vyjádření provozovatele vodovodu a kanalizace pro veřejnou potřebu týkajících se napojení na vodovody a kanalizace, při vyřizování žádostí o poskytnutí výstupů z technické dokumentace vodovodů a kanalizací a při vyřizování žádostí o vyjádření k uložení vodovodů a kanalizací v pozemcích.

Správce pro tento účel eviduje následující osobní údaje: jméno, příjmení, bydliště, čísla pozemků a k.ú., případně telefon a e-mail žadatele. Správce eviduje plné moci a pověření osob zastupujících žadatele.

Zpracování provádějí zaměstnanci správce.

Vyjádření zpřístupňuje správce statutárnímu městu Olomouc jako vlastníkovi vodovodů a kanalizací, případně dalším vlastníkům vodovodů a kanalizací a správním orgánům.

 

D/ Správce eviduje osobní údaje zákazníků při vyřizování stížností, vyřizování žádostí o náhradu újmy způsobené provozní činnosti správce. Na internetových stránkách společnosti v rubrice „Napište nám“ může subjekt údajů uplatnit požadavek k činnosti společnosti po sdělení kontaktních údajů.

Správce pro tento účel eviduje následující osobní údaje: jméno, příjmení, bydliště, titul, telefon a mail žadatele. Správce eviduje plné moci a pověření osob zastupujících žadatele.

Zpracování provádějí zaměstnanci správce, správce zajišťuje likvidaci pojistných událostí u  Kooperativa pojišťovna, a.s. a Česká pojišťovna, a.s.

 

E/ Správce eviduje osobní údaje členů orgánů společnosti, osobní údaje akcionářů v zápisech z valných hromad, skutečných majitelů firem a osobní údaje ve výpisu z emise (akcionáři) a žádosti akcionářů o bezhotovostní převod podílu na zisku.

Správce pro tento účel eviduje následující osobní údaje: jméno, příjmení, titul, bydliště, rodné číslo, datum narození, číslo účtu, telefon, mail, státní občanství, rodné příjmení.

Zpracování provádějí zaměstnanci správce, správce zajišťuje zpracování osobních údajů u Komerční banky, a.s. při vyplácení podílů na zisku akcionářům.

 

F/ Správce zpracovává osobní údaje v souvislosti s realizací staveb vodohospodářské infrastruktury pro statutární město Olomouc, tj. při veřejnoprávním projednávání stavby, při realizaci zadávacích řízení veřejných zakázek a v souvislosti s řešením majetkoprávních vztahů vlastníka. případně provozovatele vodovodu a kanalizace a vlastníka pozemku.

Správce pro tento účel eviduje následující osobní údaje vlastníků pozemků: jméno, příjmení, bydliště, čísla pozemků, katastrální území, rodné číslo, případně telefon a mail žadatele. Správce eviduje plné moci a pověření osob zastupujících vlastníky pozemků.

Správce pro tento účel eviduje následující osobní údaje uchazečů ve veřejných zakázkách: údaje z životopisů a doklady o prokázání kvalifikace.

 

G/ Osobní údaje uchazečů o zaměstnání využívá správce pouze pro konkrétní výběr zaměstnance, osobní údaje uchazečů správce skartuje ihned po skončení výběrového řízení.

Při splnění zákonných podmínek zpracovává správce osobní údaje bývalých zaměstnanců pro účely poskytování stravování a zasílání blahopřání k životním a pracovním výročím.

 

H/ Správce zpracovává i osobní údaje z jiných zdrojů, než jsou údaje poskytnuté subjektem údajů. Jedná se především o údaje z veřejných rejstříků a katastru nemovitostí. Správce využívá standardně k doručování Českou poštu, s.p. a datové schránky.

Správce jako příjemce osobních údajů
Správce je příjemcem osobních údajů uvedených v rozhodnutích správních orgánů a v dokumentaci staveb pořízených při výkonu práce subjektu údajů. Správce eviduje dokumenty s osobními údaji týkající se vodovodů a kanalizací v geografickém informačním systému. Správce je dále příjemcem kontaktních údajů osob poskytnutých jejich zaměstnavateli pro vyřízení požadavku, objednávky nebo smlouvy. Správce nevede ucelenou evidenci těchto osobních údajů.

Doba uložení osobních údajů:
Osobní údaje budou u správce uloženy po dobu trvání závazku a po dobu trvání právní povinnosti správce. Následně pak po dobu 10 let pro uplatnění práv vyplývajících z oprávněných zájmů správce (především pro vymáhání pohledávek a řešení odpovědnosti za škody), v případě běžné korespondence po dobu 5 let. Dokumenty s osobními údaji jsou uloženy ve spisovně po dobu skartační lhůty. Doklady týkající se majetku uchovává správce po dobu existence majetku a po dobu právního vztahu k provozovanému majetku. Osobní údaje členů orgánů správce a osobní údaje akcionářů ve výpisu z emise eviduje správce po dobu existence společnosti.

Práva související se zpracováním osobních údajů

Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
Subjekt údajů má právo kdykoliv odvolat udělený souhlas se zpracováním osobních údajů. Odvolání souhlasu je třeba provést podepsaným písemným oznámením zaslaným správci. Odvolání souhlasu nemá zpětné účinky a netýká se zpracování, které bylo učiněno na základě platného souhlasu až do momentu jeho odvolání.

Právo na přístup k osobním údajům
Subjekt údajů má právo získat od správce potvrzení, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány a má právo získat přístup ke zpracovávaným osobním údajům a k následujícím informacím:

  1. účely zpracování
  2. kategorie dotčených osobních údajů
  3. příjemci nebo kategorie příjemců
  4. plánovaná doba, po kterou osobní údaje budou uloženy nebo kritéria pro stanovení této doby
  5. existence práva požadovat od správce opravu nebo výmaz osobních údajů nebo omezení jejich zpracování nebo vznést námitku proti zpracování
  6. právo podat stížnost u dozorového úřadu
  7. veškeré dostupné informace o zdroji osobních údajů, pokud nejsou získány od subjektu údajů
  8. skutečnost, že dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování, o použitém postupu, jakož i významu a předpokládaných důsledků takového zpracování (v případě správce k automatizovanému rozhodování nedochází).

Správce poskytne subjektu údajů kopii zpracovávaných osobních údajů. Za další kopie na žádost subjektu údajů je správce oprávněn účtovat přiměřené administrativní náklady.

Právo na opravu
Subjekt údajů má právo, aby správce bez zbytečného odkladu opravil nepřesné osobní údaje subjektu údajů. S přihlédnutím k účelu zpracování má subjekt právo na doplnění neúplných osobních údajů, a to i poskytnutím dodatečného prohlášení.

Právo na výmaz („právo být zapomenut“)
Subjekt údajů má právo a správce osobních údajů má povinnost na vymazání osobních údajů subjektu údajů bez zbytečného odkladu, pokud je dán jeden z následujících důvodů:

  1. osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány
  2. subjekt údajů odvolá souhlas, na jehož základě byly osobních údaje zpracovány, a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování
  3. osobní údaje byly zpracovány protiprávně
  4. osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti
  5. osobní údaje byly shromážděny v souvislosti s nabídkou služeb informační společnosti.

Právo na výmaz se v některých případech dle GDPR neuplatní, především, je-li zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti, jež vyžaduje zpracování podle práva EU nebo členského státu, které se na správce vztahuje nebo pro určení, výkon a obhajobu právních nároků.

Právo na omezení zpracování
Subjekt údajů má právo na to, aby správce omezil zpracování osobních údajů v případě že:

  1. subjekt údajů popírá přesnost osobních údajů, a to na dobu potřebnou k tomu, aby správce mohl přesnost osobních údajů ověřit
  2. zpracování je protiprávní a subjekt údajů odmítá výmaz osobních údajů a žádá místo toho o omezení jejich použití
  3. správce již osobní údaje nepotřebuje pro účely zpracování, ale subjekt údajů je požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
  4. subjekt údajů vznesl námitku proti zpracování, nebude ověřeno, zda oprávněné důvody
  5. správce převažují nad oprávněnými důvody subjektu údajů.

Pokud bude zpracování omezeno, mohou být údaje, s výjimkou jejich uložení zpracovány pouze se souhlasem, nebo z důvodů určení, výkonu, obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodu důležitého veřejného zájmu Evropské unie nebo některého členského státu

Právo vznést námitku
Subjekt údajů má právo vznést námitku proti zpracování osobních údajů při zpracování nezbytného pro účely oprávněných zájmů správce či třetí strany. Správce po uplatnění námitky osobní údaje dále nezpracovává, pokud neprokáže závažné oprávněné důvody pro zpracování.

Právo na přenositelnost údajů
Subjekt údajů má právo, aby správce předal osobní údaje subjektu údajů zpracovávané automatizovaně na základě jeho souhlasu jinému správci ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Při výkonu svého práva na přenositelnost údajů má subjekt údajů právo na to, aby osobní údaje byly předány přímo jedním správcem správci druhému, je-li to technicky možné.

Automatizované rozhodování včetně profilování správce nevyužívá.

Způsob uplatnění práva subjektu údajů
Subjekt údajů uplatňuje svá práva kontaktováním správce na kontaktních údajích správce. Správce poskytuje informace písemně v listinné podobě, v případě uplatnění práva elektronicky odpoví správce na e-mailovou adresu.

Právo podat stížnost
Na činnost správce nebo příjemce osobních údajů můžete podat stížnost, a to písemně, mailem nebo telefonicky (viz kontaktní adresa správce) s označením, že jde o stížnost na správce nebo příjemce osobních údajů. Lhůta na vyřízení stížnosti správcem je 30 dnů.

Subjekt údajů je oprávněn podat stížnost rovněž u dozorového úřadu, tj. u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).